Você sabe o que fazer caso tenha um cliente inadimplente? Quais são os seus direitos, enquanto dono ou gestor de um negócio e o que você pode fazer para que o problema não se transforme em algo recorrente?
O Brasil tem um alto percentual de inadimplência, chegando a 43% de toda a população — mais de 71 milhões de pessoas estão nesta situação. Há inúmeras razões para isso, como diminuição de renda, imprevistos ou falta de controle financeiro.
Contudo, quando falamos sobre clientes inadimplentes na academia, o motivo pode ser muito mais simples do que imaginamos: esquecimento.
A maioria das pessoas não deve porque quer. Então, os cenários mais prováveis são aqueles nos quais a pessoa não tem dinheiro no momento ou simplesmente se esqueceu de pagar.
Considerando os cenários acima, é fundamental criar boas estratégias para evitar que o seu cliente fique inadimplente. Assim, você não se sente lesado e o aluno pode treinar sem peso na consciência.
Neste conteúdo, falaremos o que fazer caso a situação já esteja acontecendo, como cobrar e, principalmente, como diminuir a inadimplência de clientes em seu estabelecimento.
Vamos lá? Boa leitura!
O que fazer com o cliente inadimplente?
Lidar com essa situação em uma academia pode ser desafiador, mas é importante abordar a situação com profissionalismo e considerar diferentes abordagens. Confira algumas sugestões.
1. Tenha uma comunicação proativa
Ao perceber a inadimplência, entre em contato com o cliente imediatamente. Demonstre compreensão e ofereça ajuda para resolver a situação. A comunicação proativa mostra que você está ciente do problema e disposto a encontrar uma solução em conjunto.
2. Entenda a situação
Opte por uma conversa aberta e amigável para entender os motivos da inadimplência. O não pagamento pode ser causado por problemas financeiros temporários, esquecimento ou descontentamento com os serviços. Compreender a situação ajuda a adaptar as soluções propostas.
3. Ofereça soluções flexíveis
Proporcione opções de pagamento flexíveis, como parcelamento da dívida ao longo de um período ou a redução de taxas. Demonstre disposição para adaptar as condições de acordo com a situação financeira do aluno.
4. Tenha contratos claros
Certifique-se de que os contratos sejam redigidos de maneira clara e que incluam informações sobre penalidades por atrasos nos pagamentos, assim como a possibilidade de envio de mensagens de cobrança. A prática evita mal-entendidos e proporciona uma base sólida em casos de inadimplência.
5. Considere recuperação profissional
Se as tentativas amigáveis falharem, considere contratar uma agência de recuperação de crédito. Tais instituições têm experiência em lidar com situações como esta e podem usar métodos legais para recuperar os valores devidos.
6. Suspenda os serviços
Se todas as tentativas anteriores não surtirem efeito, informe o cliente sobre a suspensão temporária dos serviços até que a situação seja regularizada. Essa medida deve ser tomada como último recurso, após esgotar todas as outras opções.
Como cobrar o cliente inadimplente?
É essencial saber como cobrar o cliente inadimplente, afinal, essa pode ser uma tarefa delicada. Porém, é importante abordar a situação com seriedade e respeito. Abaixo, você pode ver dois exemplos de como fazer isso.
Mensagem de cobrança para clientes inadimplentes
Essa mensagem pode ser enviada por e-mail ou WhatsApp, adaptando-a para cada meio ou conforme as suas necessidades.
Confira.
“Assunto: Aviso Importante: Regularização de Pagamento
Prezado(a) [Nome do cliente],
Esperamos que esta mensagem o(a) encontre bem. Em nome da [Nome da academia], gostaríamos de chamar a sua atenção para uma questão importante relacionada ao pagamento de sua mensalidade.
Observamos que há um valor pendente referente ao mês de [Mês/Ano]. Entendemos que imprevistos acontecem, e estamos aqui para ajudar a resolver qualquer problema que possa ter ocorrido.
Para regularizar a situação, solicitamos que efetue o pagamento até [Data limite]. Caso já tenha providenciado, agradecemos e pedimos desculpas por qualquer inconveniente.
Se precisar de alguma flexibilidade nos prazos ou caso tenha qualquer dúvida, estamos à disposição para encontrar uma solução que atenda a ambas as partes.
Agradecemos pela sua colaboração e esperamos continuar a atendê-lo(a) na [Nome da academia].
Atenciosamente,
[Seu nome, cargo e informações de contato]”
Carta para cliente inadimplente
Caso prefira uma abordagem mais formal, ou se você já tiver tentado entrar em contato de outras formas, mas sem sucesso, então a carta pode ser uma alternativa. Veja um exemplo.
“Prezado(a) [Nome do cliente],
Estamos escrevendo para tratar de uma pendência financeira em sua conta conosco. Valorizamos muito a nossa parceria e acreditamos que, juntos, podemos encontrar uma solução para esta situação.
De acordo com nossos registros, há um valor pendente desde [data]. Reconhecemos que imprevistos acontecem, e estamos dispostos a discutir opções para regularizar sua situação e, assim, garantir a continuidade dos serviços oferecidos.
Detalhes:
- Valor: [Valor em reais]
- Período: [Mês/Ano]
Para evitar quaisquer inconvenientes, solicitamos que regularize o pagamento até [Data limite]. Caso já tenha efetuado o pagamento, por favor, desconsidere esta carta.
Opções de pagamento:
[Detalhes sobre como efetuar o pagamento, como informações de conta bancária, links para pagamento online, PIX, etc.]
Caso haja qualquer dificuldade ou se precisar discutir opções de pagamento alternativas, estamos à disposição para auxiliá-lo(a). Agradecemos pela compreensão e cooperação na resolução deste assunto.
Atenciosamente,
[Seu nome, cargo e informações de contato]”
Essas são apenas sugestões. Lembre-se de adaptá-las de acordo com sua preferência ou necessidade.
Agora que você já sabe o que fazer com clientes inadimplentes e como cobrá-los, veja algumas dicas para evitar que a situação aconteça.
Como diminuir a inadimplência de clientes na academia?
Confira quatro estratégias que podem ajudar a diminuir ou mesmo evitar que a inadimplência aconteça em seu negócio. Vale a pena colocá-las em prática para ter mais segurança e previsibilidade financeira.
1. Mantenha um bom relacionamento com os alunos
Invista em um atendimento personalizado, conhecendo os alunos pelo nome e entendendo suas necessidades.
Você pode criar programas de fidelidade e benefícios exclusivos para os clientes que mantêm seus pagamentos em dia. Por exemplo, oferecer 5% de desconto para aqueles que pagarem até o dia 5 de cada mês.
Além disso, esteja aberto à comunicação, seja por meio de redes sociais, e-mails ou feedback presencial, para resolver eventuais problemas antes que se transformem em inadimplência.
2. Use catracas
Estabeleça políticas claras de acesso e comunique-as aos alunos. Informe que apenas aqueles com mensalidades em dia terão acesso às instalações, destacando a importância do compromisso financeiro para a continuidade do benefício.
Para colocar a medida em prática, instale catracas na entrada da academia para controlar o acesso. A iniciativa cria uma barreira física que incentiva os clientes a manterem seus pagamentos em dia para continuar usufruindo dos serviços.
3. Relembre os prazos de pagamento
Implemente sistemas automáticos de lembretes, como e-mails, mensagens SMS ou notificações via aplicativo para informar aos alunos sobre as datas de vencimento das mensalidades.
Afinal, a comunicação proativa pode prevenir a inadimplência por esquecimento. Veja como fazer isso de maneira automatizada no próximo tópico.
4. Priorize o pagamento recorrente
Uma abordagem eficaz para mitigar a inadimplência é adotar um sistema de academia que conte com pagamento recorrente integrado a aplicativos que automatizam o processo de cobrança.
Ao oferecer aos clientes a conveniência de autorizar débitos automáticos, a academia não apenas simplifica o pagamento, mas também reduz significativamente os riscos de atrasos.
Conclusão
A implementação de aplicativos dedicados possibilita o envio de notificações instantâneas aos alunos inadimplentes, informando sobre a proximidade do vencimento da mensalidade ou alertando quando a data já foi ultrapassada.
Ao posicionar o sistema de pagamento recorrente e o uso de aplicativos como as principais formas de gestão financeira, a academia estabelece uma base sólida para a redução dos problemas relacionados ao não pagamento, promovendo eficiência operacional e melhorando a experiência do cliente.
Gostou das dicas? Aproveite para colocá-las em prática!
